توقف عن الدفع الزائد! يمكنك تصدير مستلزمات المكاتب مع توفير التكلفة بنسبة 30% اليوم.

يمكن أن ينمو الإنفاق على مستلزمات المكاتب بهدوء. قد لا تبدو بعض حزم الورق الإضافية، وخراطيش الطابعة غير المستخدمة، واشتراكات البرامج المكررة، والطلبات السريعة خطيرة في حد ذاتها. وعلى مدار عام، يمكنهم ممارسة ضغط حقيقي على ميزانية المكتب. أنا أتعامل مع التخفيض بنسبة 30% كهدف تخطيطي، وليس وعدًا. وتعتمد النتيجة على حجم الشركة وعادات الشراء وأسعار الموردين والنفايات الحالية. لا يزال بإمكان المراجعة الواضحة أن تكشف عن التوفير العملي دون جعل العمل اليومي أكثر صعوبة. 1. قم بمراجعة آخر 6 إلى 12 شهرًا من الإنفاق، وأبدأ بسجلات الشراء بدلاً من التخمينات. أقوم بتجميع كل عنصر في فئات بسيطة: - الورق والأظرف - الأقلام والدفاتر والأدوات المكتبية - حبر الطابعة ومسحوق الحبر - مواد الشحن - مستلزمات التنظيف والمطبخ - البرامج والأدوات عبر الإنترنت - الأثاث والمعدات المشتركة غالبًا ما تكشف هذه العملية عن الطلبات الصغيرة التي تحمل رسوم توصيل عالية. ويمكنه أيضًا عرض المنتجات التي تشتريها الفرق المختلفة من موردين منفصلين بأسعار مختلفة. أضع علامة على كل عنصر على النحو التالي: - يستخدم كل أسبوع - يستخدم أحيانًا - نادرًا ما يستخدم - لم تعد هناك حاجة إليه. الهدف ليس إزالة الإمدادات المفيدة. الهدف هو معرفة أين يخرج المال من الميزانية دون إضافة الكثير من القيمة. 2. قم بإعداد قائمة قياسية تساعد قائمة التوريد المشتركة على تقليل عمليات الشراء العشوائية. أقوم بإنشاء كتالوج أساسي بالأحجام والعلامات التجارية وكميات العبوات المعتمدة. على سبيل المثال، قد تتضمن القائمة ما يلي: - نوعان من ورق الطابعة - قلم أسود قياسي واحد - خيار دفتر ملاحظات واحد قابل لإعادة الاستخدام - أحجام الأظرف الشائعة - نماذج مسحوق الحبر المعتمدة - مجموعة صغيرة من صناديق الشحن لا يزال بإمكان الموظفين طلب منتج آخر عندما يكون لديهم سبب عمل واضح. القائمة القياسية تمنع ببساطة خمسة عناصر مماثلة من ملء نفس خزانة الإمداد. قد تقوم شركة صغيرة بالتوفير من خلال أنواع أقل من المنتجات. قد تكسب شركة أكبر المزيد من الشراء المشترك عبر الأقسام. 3. الجمع بين الطلبات الروتينية يمكن أن يؤدي التسليم السريع إلى تحويل منتج منخفض التكلفة إلى عملية شراء باهظة الثمن. لقد قمت بوضع جدول منتظم للطلبات الخاصة بالإمدادات القياسية. قد تعمل الطلبات الأسبوعية أو مرتين شهريًا بشكل أفضل من العديد من الطلبات الصغيرة. يمكن أن يؤدي الطلب المشترك إلى تقليل: - رسوم التوصيل - رسوم الطلبات الصغيرة - عمليات الشراء المكررة - الوقت المستغرق في مراجعة الفواتير أحتفظ باحتياطي صغير من العناصر الأساسية، مثل حبر الطابعة وملصقات الشحن. أتجنب تخزين كميات كبيرة من المنتجات التي قد تتغير أو تنتهي صلاحيتها أو تصبح قديمة. 4. قارن التكلفة الإجمالية، وليس سعر الوحدة فقط. لا يعني انخفاض سعر الملصق دائمًا تكلفة أقل. أتحقق من مبلغ الشراء بالكامل، بما في ذلك: - الشحن - قواعد الحد الأدنى للطلب - جودة المنتج - شروط الإرجاع - وقت التسليم - الاستخدام المتوقع قد يكلف القلم الرخيص الذي يتوقف عن العمل بسرعة أكثر من القلم ذي السعر الأعلى قليلاً الذي يستخدمه الموظفون لعدة أشهر. قد تؤدي خرطوشة الطابعة منخفضة السعر إلى إعادة الطباعة أو أعمال الصيانة. ولهذا السبب، أقوم بمقارنة التكلفة لكل وحدة مفيدة. قد يوفر صندوق الورق الذي يحتوي على عدد أقل من الأوراق التالفة قيمة أفضل من الصندوق الأرخص الذي يعاني من مشاكل متكررة في الجودة. 5. تقليل الطباعة دون تعطيل العمل تعد الطباعة مصدرًا شائعًا لنفايات الإمدادات المكتبية. أقوم بمراجعة إعدادات الطابعة والعادات اليومية قبل قطع طلبات الورق. تتضمن التغييرات البسيطة ما يلي: - الافتراضي للطباعة على الوجهين - إزالة الطباعة الملونة التلقائية - إضافة معاينة الطباعة إلى سير العمل المشترك - استخدام الموافقة الرقمية للمستندات الداخلية - طباعة الصفحات التي تحتاج إلى توقيعات فقط - إعادة استخدام المسودات أحادية الجانب للملاحظات الداخلية لا أقوم بإزالة الوصول الورقي للسجلات التي تحتاج إلى نسخ مادية. الهدف هو إيقاف الطباعة التي يمكن تجنبها مع الحفاظ على العمل العملي. 6. تتبع استخدام الحبر والورق قد يستخدم أحد الأقسام إمدادات أكثر بكثير من قسم آخر بسبب نوع عمله. هذه ليست مشكلة دائمًا، لكن الفرق يستحق نظرة فاحصة. أقوم بتتبع الاستخدام الشهري من قبل الفريق ومقارنته بعدد الموظفين أو حجم العمل. قد تشير الزيادة المفاجئة إلى: - تغيير في إعداد الطابعة - مشروع جديد - أخطاء متكررة في المستندات - مشتريات شخصية غير معتمدة - آلة تحتاج إلى خدمة توفر هذه البيانات للمديرين أساسًا أفضل لاتخاذ القرارات من قاعدة بسيطة يتم تطبيقها على كل فريق. 7. إنشاء عملية موافقة بسيطة لا يلزم أن تكون عملية التوريد صعبة. أستخدم نموذج طلب أساسي لعمليات الشراء غير القياسية. يمكن أن يطلب النموذج ما يلي: - اسم المنتج - الكمية - غرض العمل - التاريخ المطلوب - التكلفة المقدرة - فحص المخزون الحالي بالنسبة للعناصر العادية، لا يحتاج الموظفون إلى عدة طبقات من الموافقة. تعتبر المراجعة الإضافية منطقية بالنسبة للطلبات الكبيرة أو المنتجات غير العادية أو عمليات الشراء المتكررة خارج القائمة القياسية. 8. قم بقياس النتيجة كل شهر وأقارن الشهر الحالي بالمتوسط ​​السابق. تشمل التدابير المفيدة ما يلي: - إجمالي الإنفاق على مستلزمات المكاتب - التكلفة لكل موظف - استخدام الورق لكل قسم - عدد الطلبات السريعة - كمية المخزون غير المستخدم - رسوم التوصيل - تكرار استبدال مسحوق الحبر جدول بيانات بسيط يكفي للعديد من المكاتب. أقوم بمراجعة الأرقام مع الأشخاص الذين يقدمون الطلبات لأنهم يستطيعون شرح التغييرات التي لا يمكن للأرقام إظهارها. والمثال العملي هو مكتب يضم 20 شخصًا ينفق 2000 دولار شهريًا على الإمدادات. إذا وجدت المراجعة أن رسوم التسليم العاجل والعناصر المكررة والطباعة التي يمكن تجنبها تبلغ 300 دولار، فقد تقوم الشركة بتقليل الإنفاق دون خفض المنتجات الأساسية. قد يتطلب مبلغ 300 دولار آخر مناقشات مع الموردين، أو مراقبة أفضل للمخزون، أو تغييرات في اشتراكات البرامج. ويعتمد الوصول إلى تخفيض بنسبة 30% على نقطة بداية المكتب والتغييرات التي يمكنه الحفاظ عليها. تعمل مراقبة التكاليف بشكل أفضل عندما يفهم الموظفون السبب وراء كل تغيير. أقوم بمشاركة قائمة التوريدات، وشرح جدول الطلب، والحفاظ على طريقة بسيطة للإبلاغ عن المنتجات المفقودة أو غير المناسبة. عادةً ما تأتي أقوى الوفورات من عدة تحسينات صغيرة تعمل معًا: سجلات شراء أكثر وضوحًا، وعدد أقل من المنتجات المكررة، والطلبات المخططة، وإعدادات الطابعة المعقولة، والمراجعات المنتظمة. ومن الممكن أن يؤدي هدف 30% إلى توجيه العملية، في حين ينبغي أن تأتي النتائج الفعلية من الإنفاق المقاس واحتياجات مكان العمل.

يمكن أن يكون التصدير مكلفًا حتى قبل أن تغادر البضائع المستودع. تتغير أسعار الشحن، وتشغل التعبئة مساحة، وتؤدي المستندات الجمركية إلى حدوث تأخيرات، وقد يؤدي خطأ صغير إلى رسوم تخزين أو مناولة إضافية. لقد وجدت أن انخفاض تكاليف التصدير نادراً ما يأتي من اختيار أرخص شركة طيران وحدها. تأتي النتائج الأفضل من إدارة عملية الشحن الكاملة: بيانات المنتج والتعبئة ووضع النقل والمستندات وشروط التسليم. تبدأ خطة التصدير الأكثر ذكاءً بأرقام واضحة. قبل طلب عرض أسعار، أقوم بإعداد: - اسم المنتج والمادة - الكمية والوزن الإجمالي - حجم الكرتون والحجم الإجمالي - ميناء التحميل والمقصد - وقت التسليم المفضل - المستندات التجارية المطلوبة - أي احتياجات معالجة خاصة تساعد هذه المعلومات مقدمي الخدمات اللوجستية في إعداد عرض أسعار أكثر دقة. قد ينتج عن الطلب الغامض سعر منخفض المظهر يتغير لاحقًا عندما يتم تأكيد تفاصيل الشحنة الفعلية. وأقارن أيضًا الوزن القابل للشحن. يمكن حساب الشحن الجوي بالوزن الفعلي أو الوزن الحجمي، بينما يعتمد الشحن البحري غالبًا على مساحة الحاوية أو الحجم المكعب. يمكن أن يكلف المنتج الخفيف المعبأ في علبة كبيرة أكثر من المتوقع. مراجعة بسيطة للتغليف يمكن أن تقلل من هذا الخطر. أتحقق مما إذا كان: - تحتوي الكراتين على مساحة غير مستخدمة - مواد الحماية أكبر من اللازم - يمكن تعبئة العديد من الكراتين الصغيرة في كرتونة رئيسية أقوى - يمكن للتغليف حماية المنتج دون إضافة وزن زائد - أبعاد الكرتونة تناسب تخطيطات المنصات أو الحاويات الشائعة يمكن لبائع الأثاث الصغير استخدام هذا الأسلوب مع الطاولات المسطحة. إن تقليل ارتفاع الكرتون ببضعة سنتيمترات قد يسمح بتركيب المزيد من الوحدات على منصة نقالة واحدة. تعتمد النتيجة على المنتج وشركة النقل، ولكن الاستخدام الأفضل للمساحة يمكن أن يدعم تكلفة أقل لكل وحدة. يؤثر المنتج نفسه أيضًا على نفقات التصدير. تحتاج بعض السلع إلى التحكم في درجة الحرارة، أو ملصقات خاصة، أو مستندات المواد المقيدة، أو فحص إضافي. أتحقق من رمز النظام المنسق الصحيح ومتطلبات المنتج قبل حجز النقل. يجب أن يتطابق رمز النظام المنسق مع وصف المنتج وقواعد الجمارك المحلية. يمكن أن يؤدي التخمين إلى حدوث تأخيرات أو نزاعات بشأن الواجب أو تصحيحات للمستندات. شروط التجارة تحتاج إلى نفس الرعاية. بموجب EXW، يجوز للمشتري إدارة المزيد من عملية النقل. بموجب FOB، يتولى البائع عادةً التسليم إلى ميناء التحميل وتخليص الصادرات. وبموجب CIF، يقوم البائع بترتيب التكلفة والتأمين إلى ميناء الوجهة المحدد. كل مصطلح يغير السعر والمسؤولية والمخاطر. لا أختار مصطلحًا تجاريًا بناءً على الملصق وحده. أسأل: - من يحجز وسيلة النقل الرئيسية؟ - من يدفع تخليص الصادرات؟ - متى يتم نقل المخاطر؟ - من يتعامل مع رسوم الوجهة؟ - ماذا يحدث إذا تأخرت الشحنة؟ قد لا يمثل السعر المعروض الأقل تكلفة إجمالية أقل عند استبعاد رسوم الوجهة. يستحق اختيار الناقل أيضًا رؤية أوسع. أقارن أكثر من معدل الشحن الأساسي. يجب أن يوضح عرض الأسعار رسوم الوقود ورسوم التوثيق ورسوم المحطة والخدمة الجمركية والتأمين ورسوم التسليم وتكاليف التخزين المحتملة. عندما يكون عرض الأسعار غير واضح، أطلب تفصيلاً سطرًا تلو الآخر. وهذا يجعل من السهل المقارنة بين مقدمي الخدمة بشكل عادل. يجب أن تتوافق سرعة التسليم مع خطة المنتج والمبيعات. قد يناسب الشحن الجوي العينات العاجلة أو البضائع الصغيرة ذات القيمة العالية. الشحن البحري يمكن أن يناسب الشحنات الكبيرة مع مواعيد تسليم مرنة. قد تكون وسائل النقل بالسكك الحديدية أو الشاحنات أو وسائل النقل المتعددة مناسبة لطرق التجارة المحددة. أخطط للموعد النهائي الحقيقي للعميل بدلاً من اختيار الخدمة الأسرع حسب العادة. الشحنة التي تصل مبكرًا ولكنها تحمل تكلفة أعلى بكثير قد تقلل من الهامش دون إضافة قيمة. يجب أن تكون المستندات جاهزة قبل وصول الشحنة إلى الميناء. أتحقق من الفاتورة التجارية، وقائمة التعبئة، وبوليصة الشحن أو بوليصة الشحن الجوي، وشهادة المنشأ عند الحاجة، وأي شهادات منتج. يجب أن تتطابق أوصاف المنتج والكميات والقيم وأعداد الكرتون مع المستندات. يمكن أن تتضمن القائمة المرجعية العملية للتصدير ما يلي: 1. تأكيد تصنيف المنتج. 2. قياس البضائع المعبأة. 3. تحقق من متطلبات استيراد الوجهة. 4. قارن خيارات النقل. 5. قم بمراجعة جميع الرسوم الإضافية. 6. التأكد من الاحتياجات التأمينية. 7. قم بمطابقة كل مستند مع الشحنة. 8. تتبع الشحنة من الاستلام إلى التسليم. 9. سجل التكلفة النهائية لكل وحدة. أحتفظ بتكلفة الشحن النهائية بجانب تكلفة المنتج وتكلفة التغليف والرسوم ورسوم التوصيل المحلي. وهذا يوضح تكلفة الهبوط الحقيقية. كما أنه يساعدني أيضًا في تحديد ما إذا كان يجب أن تستخدم الشحنة التالية عبوات مختلفة أو شركة نقل مختلفة أو حجم طلب مختلف. إن التصدير بشكل أكثر ذكاءً لا يعني قطع كل الخدمات. ويعني ذلك دفع ثمن الخدمة التي تحتاجها الشحنة بالفعل، وتقليل الأخطاء التي يمكن تجنبها، واتخاذ كل قرار بمعلومات كاملة. عندما أقوم بمراجعة العملية برمتها بدلاً من التركيز على عرض أسعار شحن واحد، يمكنني حماية الهوامش وتخطيط عمليات التسليم بثقة أكبر وإعطاء العملاء توقعات أكثر وضوحًا. وهذا هو المكان الذي تبدأ فيه وفورات التصدير عادة.

يمكن أن تتطلب أساسيات المكتب أموالاً من الشركة أكثر مما هو متوقع. قد يبدو الطلب الواحد صغيرًا، إلا أن الورق ومستلزمات الطابعة والدفاتر وأدوات التنظيف وأدوات المطبخ وملحقات المكتب تتراكم على مدار العام. لقد وجدت أن المشكلة نادراً ما تكون في منتج واحد باهظ الثمن. عادةً ما يكون ذلك مزيجًا من عمليات الشراء المتسرعة، والمخزون غير المستخدم، وأسعار الموردين غير الواضحة، وفرق مختلفة تطلب نفس العناصر. يمكن أن يساعد روتين الشراء البسيط في التحكم في هذه التكاليف دون جعل العمل اليومي أكثر صعوبة. ### التحقق مما يستخدمه مكتبك بالفعل قبل تغيير الموردين، أقوم بمراجعة سجلات الشراء للأشهر القليلة الماضية. وهذا يمنحني رؤية أوضح لما يحتاجه المكتب وما الذي يبقى في التخزين. أبحث عن: - المنتجات المطلوبة كل شهر - العناصر التي تبقى غير مستخدمة لفترة طويلة - إصدارات مختلفة من نفس المنتج - الطلبات المقدمة من قبل عدة فرق - رسوم التسليم تضاف إلى المشتريات الصغيرة - مستلزمات المكتب المشتراة من موردين مختلفين بأسعار مختلفة قد تكتشف الشركة أن ثلاثة أقسام تشتري علامات تجارية منفصلة لورق الطابعة، على الرغم من أن خيارًا قياسيًا واحدًا يلبي احتياجاتهم. قد تستمر شركة أخرى في طلب منظمات المكتب بينما يتم بالفعل تخزين العديد من الصناديق غير المفتوحة في مكان قريب. يمكن أن يؤدي فحص المخزون القصير إلى منع طلب آخر غير ضروري. ### إنشاء قائمة عملية لأساسيات المكتب أفضّل قائمة قصيرة من اللوازم المكتبية العادية بدلاً من السماح لكل موظف باختيار منتج مختلف. قد تتضمن القائمة ما يلي: - ورق النسخ - الأقلام وأقلام الرصاص - دفاتر الملاحظات - حبر الطابعة - المغلفات - المجلدات - الملصقات - المناديل - صابون اليد - مستلزمات المطبخ الأساسية - البطاريات - الكابلات والمحولات الهدف ليس إزالة الاختيار من كل عملية شراء. إنه يجعل الشراء المنتظم أسهل وأكثر اتساقًا. لكل عنصر، قم بتسجيل اسم المنتج وحجمه والخيار المفضل ونطاق السعر المعتاد والمورد ومستوى إعادة الطلب. تساعد هذه المعلومات الموظفين على اتخاذ قرارات أسرع وتمنح المديرين طريقة أوضح لمراجعة الإنفاق. ### مقارنة التكلفة الكاملة لا يعني انخفاض سعر المنتج دائمًا انخفاض التكلفة الإجمالية. أقوم بمقارنة المبلغ المدفوع بالكامل، بما في ذلك رسوم التسليم وقواعد الحد الأدنى للطلب والضرائب والتعبئة واحتياجات الاستبدال. على سبيل المثال، قد تكون تكلفة علبة من الورق أقل من مورد واحد، ولكن قد يفرض المورد رسوم توصيل للطلبات الصغيرة. قد يقدم مورد آخر سعر وحدة أعلى قليلاً مع انخفاض تكاليف التسليم. الخيار الثاني قد يناسب المكتب بشكل أفضل عند مراجعة الطلب الإجمالي. تؤثر جودة المنتج أيضًا على التكلفة. الأقلام الرخيصة التي تتوقف عن العمل بسرعة قد تؤدي إلى المزيد من الاستبدالات وإضاعة الوقت. قد لا تتناسب خرطوشة الحبر ذات السعر المنخفض مع الطابعة بشكل صحيح أو قد تؤدي إلى نتائج غير متناسقة. أقوم بمقارنة السعر والاستخدام المتوقع وتكرار الاستبدال معًا. ### تعيين نقاط إعادة الطلب تشتري العديد من المكاتب الكثير لأنها تنتظر حتى نفاد الإمدادات تقريبًا. ويضع آخرون طلبات صغيرة في كثير من الأحيان لأنه لا أحد يعرف مقدار المخزون المتبقي. نقطة إعادة الطلب تعطي الفريق دليلاً بسيطًا. عندما تصل الكمية إلى هذا المستوى، يقوم شخص ما بمراجعة المخزون ويقرر ما إذا كانت هناك حاجة إلى أمر آخر. قد يحتفظ مكتب صغير بما يلي: - صندوقان من ورق النسخ غير مفتوحين - خرطوشة حبر احتياطية واحدة - عدد محدد من الأقلام والدفاتر - حزمة احتياطية واحدة من البطاريات - كمية محدودة من مستلزمات التنظيف تعتمد الكمية المناسبة على حجم الموظفين ومواعيد التسليم والاستخدام العادي. أتجنب تحديد مستوى مخزون كبير من أجل الراحة فقط. تشغل المنتجات الإضافية مساحة وقد تتلف أو تصبح قديمة. ### عمليات الشراء الجماعية بعناية يمكن أن يؤدي الجمع بين المشتريات إلى تقليل رسوم التسليم المتكررة وتسهيل التواصل مع الموردين. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى إنشاء نفايات إذا طلب المكتب أكثر مما يمكنه استخدامه. أقوم بتجميع العناصر التي يحتاجها المكتب بالفعل بدلاً من إضافة المنتجات فقط للوصول إلى الحد الأدنى لقيمة الطلب. تحمي هذه القاعدة الصغيرة الميزانية وتبقي التخزين تحت السيطرة. قد يكون جدول الشراء الشهري أو مرتين شهريًا مناسبًا للإمدادات المنتظمة. يمكن للعناصر ذات الطلب غير المتوقع، مثل حبر الطابعة أو الكابلات المتخصصة، أن تتبع عملية مراجعة منفصلة. ### امنح شخصًا واحدًا ملكية واضحة وقد تصبح المسؤولية المشتركة في بعض الأحيان بلا مسؤولية. عندما يفترض العديد من الموظفين أن شخصًا آخر يقوم بفحص الإمدادات، فقد تنفد العناصر الأساسية في المكتب أو يقدم طلبات مكررة. لا يحتاج مالك الشراء إلى الموافقة على كل قلم. يمكن أن يشمل دورهم ما يلي: - فحص سجلات المخزون - مراجعة أسعار الموردين - الموافقة على الطلبات المتكررة - إزالة المنتجات غير المستخدمة من القائمة العادية - تسجيل التغييرات في شروط الموردين - سؤال الفرق عن الطلب غير المعتاد لا يزال بإمكان الموظفين طلب المنتجات، ولكن يجب أن يتبع الطلب عملية بسيطة. قد يكون جدول البيانات المشترك أو أداة الجرد الأساسية كافية لمكتب صغير. ### مراجعة الموردين وفقًا لجدول زمني منتظم يمكن أن تتغير العلاقات مع الموردين. قد تختلف الأسعار ورسوم التسليم وأحجام المنتجات وسياسات الإرجاع بعد عدة أشهر. أقوم بمراجعة أساسيات المكتب الرئيسي على فترات زمنية محددة ومقارنة التكاليف الحالية مع الطلبات السابقة. وأتحقق أيضًا مما إذا كانت المنتجات لا تزال تلبي احتياجات الأشخاص الذين يستخدمونها. تتضمن المراجعة المفيدة للمورد ما يلي: - سعر الوحدة - تكلفة التسليم - وقت التسليم - جودة المنتج - الحد الأدنى لقيمة الطلب - عملية الإرجاع - دقة الفاتورة - دعم العملاء السعر مهم، ولكن لا ينبغي أن يكون المقياس الوحيد. قد يؤدي المورد الذي يقوم بتسليم العناصر الصحيحة مع مشاكل أقل إلى تقليل وقت الموظفين الذي يقضيه في إصلاح الطلبات. ### مثال بسيط تخيل مكتبًا يضم 20 شخصًا يشتري الورق والحبر والأقلام ومستلزمات المطبخ من عدة متاجر عبر الإنترنت. يقدم كل فريق طلبات صغيرة عندما تنخفض الإمدادات. ليس لدى المكتب قائمة أسهم مشتركة. بعد مراجعة فواتير ثلاثة أشهر، وجد المدير رسوم توصيل متكررة والعديد من صناديق الأقلام غير المفتوحة. ثم يختار المكتب قائمة صغيرة من المنتجات المعتمدة، ويجمع بين الطلبات العادية، ويعين شخصًا واحدًا للتحقق من المخزون كل أسبوع. التغيير لا يتطلب نظاما كبيرا. فهو يأتي من سجلات أفضل، وعدد أقل من المنتجات المكررة، ومسؤولية أكثر وضوحًا. أعتقد أن هذا النهج يعمل بشكل أفضل من خفض كل سعر شراء دون التحقق من كيفية استخدام المنتجات. أساسيات المكتب تدعم العمل اليومي. الهدف هو التحكم في النفايات مع الحفاظ على تزويد الموظفين بالعناصر التي يمكنهم الاعتماد عليها. إن الفحص الدقيق للمخزون، وقائمة المنتجات المركزة، ونقاط إعادة الطلب الواضحة، والمراجعات المنتظمة للموردين يمكن أن تجعل إدارة شراء المكاتب أسهل. تصبح القرارات الصغيرة أكثر فائدة عندما تعتمد على الاستخدام الفعلي بدلاً من العادة.

يمكن أن تنمو تكاليف مستلزمات المكاتب بهدوء عبر الفروع والبلدان والفرق. قد يبدو الفرق البسيط في السعر على الورق أو مسحوق الحبر أو المجلدات أو المعدات المكتبية غير ضار. وتكرار ذلك عبر مئات الطلبات، يمكن أن يؤثر على ميزانية الشراء بأكملها. لقد رأيت فرقًا تركز على سعر الوحدة بينما تفتقد رسوم الشحن والأوامر المكررة وتغييرات العملة والمخزون غير المستخدم. لا يؤدي انخفاض السعر المدرج دائمًا إلى إنشاء تكلفة إجمالية أقل. النهج الأفضل هو مراجعة عملية الشراء الكاملة. ** قم بتخطيط إنفاقك الحالي ** أبدأ بجمع سجلات الشراء من كل مكتب. تتضمن المراجعة ما يلي: - اسم المنتج ومواصفاته - الكمية المطلوبة - سعر المورد - رسوم التوصيل - الضرائب ورسوم الاستيراد - العملة المستخدمة - وقت التسليم - تكلفة الإرجاع أو الاستبدال - تكلفة التخزين غالبًا ما تكشف هذه الخطوة عن عمليات شراء متكررة تحت أسماء منتجات مختلفة. قد يطلب أحد المكاتب "ورق ناسخة مقاس A4"، بينما يستخدم مكتب آخر اسمًا محليًا لنفس المواصفات. وبدون قائمة منتجات مشتركة، لا تستطيع الشركة رؤية قوتها الشرائية الكاملة. جدول بيانات بسيط يمكن أن يساعد. بالنسبة للفرق الأكبر حجمًا، قد يؤدي شراء البرامج إلى تقليل العمل اليدوي ويمنح المديرين رؤية أوضح للأوامر. إنشاء قائمة منتجات مشتركة يجب أن تتضمن قائمة مستلزمات المكاتب العالمية المنتجات التي تشتريها الفرق كثيرًا. أقوم عادةً بتجميع العناصر في فئات مثل: - ورق الطابعة - الحبر ومسحوق الحبر - الأقلام والدفاتر - منتجات حفظ الملفات - ملحقات المكتب - مواد التعبئة والتغليف - مستلزمات التنظيف - عناصر غرفة الاجتماعات الأساسية يحتاج كل عنصر إلى مواصفات واضحة. يجب أن يوضح الورق الحجم والوزن واللون والمحتوى المعاد تدويره حيثما كان ذلك مناسبًا. يجب أن يُظهر مسحوق الحبر طراز الطابعة المتوافق. تحتاج المكاتب والكراسي إلى الأبعاد والمواد وشروط الضمان وشروط التسليم. وهذا يمنع الفرق من مقارنة المنتجات التي تبدو متشابهة ولكنها تعمل بشكل مختلف. كما أنه يساعد الموردين على إعداد عروض أسعار دقيقة. مقارنة إجمالي تكلفة الأرض قد لا يقدم المورد الذي لديه أقل سعر للوحدة أقل تكلفة نهائية. أقارن المبلغ الكامل المدفوع لوضع المنتج في المكتب: التكلفة الإجمالية = سعر المنتج + الشحن + الضريبة + الرسوم الجمركية + رسوم المناولة + تكلفة التخزين يمكن أن يشمل الحساب أيضًا تكلفة المرتجعات والبضائع التالفة والتسليم المتأخر. قد يكون سعر المنتج الأعلى قليلاً مقبولاً عندما يقدم المورد تسليمًا مستقرًا وأخطاء أقل في الطلب. بالنسبة للشراء الدولي، أتحقق من العملة وشروط الدفع وموقع التسليم وشروط التجارة قبل اتخاذ القرار. يجب أن يكون عرض الأسعار سهلاً على فرق الشؤون المالية واللوجستية لمراجعته. تقليل التداخل بين الموردين تعمل العديد من الشركات مع عدد كبير جدًا من الموردين للعناصر المشتركة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إنشاء أسعار مختلفة وفواتير منفصلة ورسوم توصيل إضافية. لا أقترح إزالة كل مورد محلي. قد يكون البائعون الإقليميون مفيدين عندما يحتاج أحد المكاتب إلى استبدال سريع أو منتج يصعب شحنه عبر الحدود. قد يشتمل الهيكل العملي على ما يلي: - مورد مفضل للمنتجات الشائعة - مورد إقليمي للاحتياجات المحلية - مورد احتياطي لانقطاعات الإمداد. يجب مراجعة القائمة من خلال سجلات الخدمة، وجودة المنتج، وأداء التسليم، والتكلفة الإجمالية. السعر ليس سوى جزء واحد من القرار. استخدم الشراء المخطط غالبًا ما تكون تكلفة الطلبات غير المخطط لها أعلى. قد يشتري فريق كمية صغيرة من بائع قريب لأن الطلب الرئيسي لم تتم جدولته في الوقت المناسب. تقوم الشركة بعد ذلك بدفع رسوم شحن منفصلة وقد تتلقى منتجًا مختلفًا عن المنتج المستخدم في مكان آخر. أقوم بإنشاء تقويم شراء بناءً على الاستخدام الفعلي. يمكن لكل مكتب الإبلاغ عن الطلب الشهري والمخزون الحالي. تساعد نقطة إعادة الطلب المشتركة الفريق على تقديم الطلبات قبل نفاد الإمدادات دون ملء غرف التخزين بالمنتجات غير المستخدمة. يجب أن تعكس نقطة إعادة الطلب ما يلي: - متوسط ​​الاستخدام الشهري - وقت تسليم المورد - الطلب الموسمي - العطلات المحلية - نمو المكتب أو تخفيضه - مساحة التخزين الهدف هو التدفق المستمر للإمدادات، وليس كومة كبيرة من المنتجات. التوحيد حيثما كان ذلك منطقيًا يمكن أن يؤدي التوحيد إلى خفض التكاليف وتبسيط التدريب. إذا كانت المكاتب تستخدم نفس طرازات الطابعة، يصبح شراء مسحوق الحبر أسهل. إذا استخدمت الفرق نفس حجم دفتر الملاحظات وتسميات حفظ الملفات، فستصبح سجلات المخزون أكثر نظافة. لن أجبر كل مكتب على استخدام منتج واحد. قد تختلف أحجام الورق المحلية واحتياجات اللغة وقواعد مكان العمل وتفضيلات الموظفين. يمكن للقائمة الأساسية المشتركة أن تغطي المنتجات المشتركة مع السماح باختيارات محلية معقولة. يساعد هذا التوازن على تجنب مشكلتين: التنوع غير الضروري والمنتجات القياسية غير المناسبة. مراجعة تفاصيل العقد يجب أن تكون اتفاقية التوريد سهلة الفهم. أتحقق من: - فترة صلاحية السعر - الحد الأدنى لكمية الطلب - مواقع التسليم - مسؤولية الشحن - جدول الدفع - شروط استبدال المنتج - معالجة البضائع التالفة - معالجة البيانات للطلبات عبر الإنترنت - شروط مراجعة الأسعار قد يؤدي السعر المنخفض مع الحد الأدنى المرتفع للطلب إلى إنشاء مخزون زائد. قد يدعم العقد المرن مع شروط التسليم الواضحة مراقبة أفضل للميزانية. بالنسبة للشركات التي تشتري عبر العديد من البلدان، أسأل أيضًا ما إذا كان بإمكان المورد تقديم الفواتير المحلية والمستندات الضريبية المطلوبة والدعم باللغة ذات الصلة. تتبع مجموعة صغيرة من التدابير المفيدة كثرة التقارير تجعل إدارة الشراء أكثر صعوبة. أفضل قائمة قصيرة من التدابير: - متوسط ​​التكلفة لكل عنصر - إجمالي تكلفة التسليم - عدد الموردين - دقة الطلب - معدل التسليم في الوقت المحدد - عدد المخزون - قيمة المخزون غير المستخدمة - تكرار الإرجاع توضح هذه الأرقام المكان الذي تحتاج فيه العملية إلى الاهتمام. على سبيل المثال، قد يشير انخفاض سعر الوحدة المقترن بالعائدات المتكررة إلى وجود مشكلة في جودة المنتج. مثال من عملية شراء لمكاتب متعددة وجدت شركة لها مكاتب في سنغافورة وألمانيا وكندا أن كل موقع يشتري مسحوق حبر الطابعة من خلال قناة مختلفة. بدت الأسعار المذكورة معقولة، لكن الشركة دفعت رسوم توصيل منفصلة واستخدمت عدة نماذج من الخراطيش. قام فريق الشراء بتسجيل نماذج الطابعة واستخدام مسحوق الحبر ورسوم التسليم وتاريخ الاستبدال. ثم خفضت عدد نماذج مسحوق الحبر المتوافقة وطلبت من الموردين تحديد الأسعار الإقليمية. احتفظت المكاتب المحلية بخيار شراء البدائل المعتمدة عندما لم يكن الشحن عمليًا. اكتسبت الشركة رؤية أوضح للإنفاق وخفضت الطلبات المكررة. وجاءت النتيجة من تحسين السجلات ومراقبة المنتج، وليس من اختيار العرض الأرخص على فاتورة واحدة. روتين شراء عملي أستخدم هذا الروتين عند مراجعة تكاليف المستلزمات المكتبية: 1. اجمع سجلات الشراء لمدة ستة إلى اثني عشر شهرًا. 2. قم بتجميع المنتجات حسب المواصفات، وليس فقط حسب اسم المنتج. 3. احسب التكلفة الكاملة للتسليم. 4. تحديد الموردين المكررين والمنتجات المكررة. 5. قم بإنشاء قائمة منتجات أساسية مشتركة. 6. قم بتعيين نقاط إعادة الطلب بناءً على الاستخدام الفعلي. 7. طلب ​​عروض أسعار قابلة للمقارنة من الموردين المناسبين. 8. مراجعة سجلات التسليم والجودة والإرجاع. 9. اختبار التغييرات مع مكتب واحد أو فئة منتج واحدة. 10. اضبط العملية بعد فترة الاختبار. يمنح هذا النهج المديرين مساحة لحماية جودة الخدمة مع التحكم في الإنفاق. لا تعتمد إدارة الإمدادات المكتبية العالمية على خصم واحد كبير. يعتمد ذلك على سجلات دقيقة ومواصفات واضحة وموردين مناسبين وأوامر مخططة. عندما أقوم بمراجعة مسار الشراء بالكامل، يصبح العثور على التغييرات الصغيرة أسهل وقياسها.

أعلم مدى الإحباط الذي قد تشعر به إدارة تكاليف التوريد. قد يبدو سعر الوحدة المنخفض جذابًا، لكن الجودة الرديئة والتسليم المتأخر وتفاصيل المنتج غير الواضحة يمكن أن تؤدي إلى عمل إضافي ونفقات غير متوقعة. ألقي نظرة على صورة الشراء الكاملة: جودة المنتج وحجم الطلب والتعبئة وشروط التسليم واحتياجات التوريد المتكررة. يجب أن يدعم السعر العادل ميزانيتك دون جعل العمليات اليومية أكثر صعوبة. وإليك الطريقة التي أتعامل بها مع تخطيط التوريد بشكل أفضل: - تفاصيل المنتج الواضحة يجب أن يكون لكل عنصر مواصفات وأحجام ومواد وكميات عبوات ومعلومات استخدام واضحة. يساعدك هذا على مقارنة المنتجات بناءً على التفاصيل التي تؤثر على عملك. - فحوصات الجودة العملية أركز على ما إذا كان المنتج يعمل كما هو متوقع في الاستخدام العادي. على سبيل المثال، يمكن للمطعم الذي يشتري حاويات طعام يمكن التخلص منها التحقق من ملاءمة الغطاء، ومقاومة الحرارة، والتكديس، والتسرب قبل تقديم طلب أكبر. - التسعير بناءً على الاحتياجات الحقيقية شراء المزيد ليس منطقيًا دائمًا. أقارن سعر الوحدة بمساحة التخزين وسرعة الاستخدام وتكاليف الشحن والتدفق النقدي. قد يناسب الطلب الأصغر شركة جديدة، في حين أن الطلب الأكبر قد يعمل بشكل أفضل من أجل عملية مستقرة. - التخطيط المتسق للتوريد تحتاج الشركات إلى مستلزمات يمكنها طلبها مرة أخرى بمواصفات مماثلة. يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بسجلات المنتج وتأكيد تفاصيل المخزون إلى تقليل الارتباك بين الطلبات المتكررة. - التواصل المباشر أفضّل الإجابات الواضحة حول شروط الدفع وترتيبات التسليم وسياسات الاستبدال وتغييرات المنتج. وهذا يعطي المشترين أساسًا أفضل لاتخاذ القرار. فكر في شركة تنظيف صغيرة تستخدم القفازات وأكياس القمامة وأقمشة التنظيف كل أسبوع. قد يؤدي اختيار القفازات الأرخص إلى مزيد من التمزق وزيادة الاستخدام. يمكن أن يؤدي الخيار الأقوى قليلاً إلى تقليل الهدر مع الحفاظ على التكلفة الشهرية الإجمالية في حدود الميزانية. ويعتمد الاختيار الصحيح على الاستخدام الفعلي، وليس فقط السعر الموضح في القائمة. الإمدادات الأفضل ليست دائمًا أغلى الإمدادات. الأسعار المنخفضة ليست دائمًا أقل تكلفة إجمالية. أقارن كلا الجانبين وأساعد المشترين على اختيار المنتجات التي تتوافق مع عملهم وميزانيتهم ​​وجدول التوريد. عندما تكون معلومات المنتج واضحة وتستند قرارات الشراء إلى الاستخدام الحقيقي، يصبح من الأسهل التحكم في التكاليف والحفاظ على عمليات ثابتة.

وفر 30% على طلبك المؤهل التالي واحتفظ بالمزيد من ميزانيتك للمنتجات التي تحتاجها. أعلم أن تكاليف الدفع يمكن أن تزيد، خاصة عند شراء عدة عناصر في وقت واحد. يمنحك هذا العرض طريقة واضحة لتقليل إجمالي السلعة، مع مراعاة الشروط المذكورة. كيف يعمل: 1. اختر المنتجات المؤهلة. 2. قم بإضافتها إلى سلة التسوق الخاصة بك. 3. قم بتطبيق العرض عند الدفع، إذا كان الرمز مطلوبًا. 4. قم بمراجعة الخصم قبل إتمام طلبك. على سبيل المثال، سيحصل إجمالي العنصر المؤهل بقيمة 100 دولار على خصم قدره 30 دولارًا. قد تؤثر الضرائب ورسوم الشحن والمنتجات المستبعدة والحد الأدنى لمتطلبات الطلب وغيرها من الشروط على المبلغ النهائي. يرجى التحقق من تفاصيل العرض قبل تقديم طلبك. قد ينطبق الخصم فقط على العناصر المحددة أو العملاء المؤهلين، ولا يمكن دمجه مع أي عرض ترويجي آخر. استخدم العرض عندما يتطابق مع ما تخطط لشرائه بالفعل. وهذا يبقي الحفظ واضحًا ويساعدك على تجنب إضافة العناصر التي لا تحتاج إليها. هل تريد معرفة المزيد؟ لا تتردد في الاتصال بـ Zhou: sales1@xintai.biz/WhatsApp +8617317361212.

منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية، 2023، المشتريات المستدامة في القطاع العام، غرفة التجارة الدولية، 2020، مصطلحات التجارة الدولية 2020، منظمة التجارة العالمية، 2023، المراجعة الإحصائية للتجارة العالمية 2023، المعهد المعتمد للمشتريات والتوريدات، 2022، أفضل ممارسات إدارة المشتريات والتوريدات، مؤتمر الأمم المتحدة للتجارة والتنمية، 2023، مراجعة النقل البحري 2023، إدارة الأعمال الصغيرة الأمريكية، 2023، أساسيات التصدير للشركات الصغيرة