هل تسرّب سلسلة التوريد في مكتبك الأموال؟ أصلحه.

تنفق العديد من المكاتب على الإمدادات أكثر مما تدرك. المشكلة في كثير من الأحيان لا تأتي من عملية شراء واحدة كبيرة. إنها تنمو من خلال التسريبات الصغيرة: الطلبات المكررة، ورسوم التسليم السريعة، والمخزون غير المستخدم، وقواعد الموافقة غير الواضحة، والعديد من البائعين الذين يتعاملون مع منتجات مماثلة. لقد لاحظت هذا النمط أثناء مراجعة عملية التوريد لشركة تصميم مكونة من 40 شخصًا. اشترى الفريق ورق الطابعة من أحد البائعين، وحبرًا من بائع آخر، وأدوات مكتبية أساسية من خلال عدة مطالبات بنفقات الموظفين. كل عملية شراء تبدو معقولة في حد ذاتها. لقد خلقوا معًا عملًا إضافيًا وجعلوا من الصعب تتبع الإنفاق الشهري. يمكن لسلسلة التوريد المكتبية أن تهدر المال دون أن تبدو مكسورة. يمكن لبعض الفحوصات البسيطة أن توضح أين تبدأ النفايات. ## انظر إلى ما هو أبعد من سعر الشراء. السعر المدرج هو جزء واحد فقط من التكلفة. ألقي نظرة على رحلة الشراء الكاملة: - من يطلب السلعة؟ - ومن يوافق عليه؟ - من هو المورد الذي يتلقى الطلب؟ - ما هو مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في مقارنة المنتجات؟ - هل السلعة تحتاج إلى توصيل خاص؟ - هل يتم تخزين المنتج واستخدامه قبل انتهاء صلاحيته أو انتهاء صلاحيته؟ - كم مرة يظهر نفس البند في الفواتير المختلفة؟ يمكن أن يصبح المنتج منخفض التكلفة باهظ الثمن عندما يقضي الموظفون وقتًا في البحث عنه، ويوافق المديرون على الطلبات المتكررة، وتدفع الشركة رسوم توصيل منفصلة. على سبيل المثال، قد تكون تكلفة علبة ورق الطابعة أقل من المورد أ. وقد يتقاضى المورد ب رسومًا أعلى قليلاً ولكنه يقدم توصيلًا مجانيًا عند وضع عدة عناصر مكتبية في طلب واحد. ويعتمد الاختيار الأفضل على التكلفة الإجمالية، وليس سعر الوحدة فقط. ## البحث عن المنتجات المكررة تحتفظ العديد من الشركات بإصدارات متعددة لنفس العنصر. قد يطلب أحد الأقسام أقلام حبر جاف زرقاء من علامة تجارية واحدة. ويجوز لآخر شراء قلم مماثل من مورد مختلف. قد يلبي كلا المنتجين نفس الحاجة، إلا أن الشركة تفقد فائدة شراء منتج قياسي بكميات أكبر. سأقوم بمراجعة سجلات الشراء والمنتجات الجماعية للأشهر الثلاثة إلى الستة الأخيرة حسب الاستخدام: - ورق الطابعة - الأقلام وأقلام التحديد - دفاتر الملاحظات - المغلفات - مسحوق الحبر والحبر - منتجات التنظيف - مستلزمات غرف الاستراحة - مواد التعبئة والتغليف - المعدات المكتبية قد تختلف أسماء المنتجات عبر الفواتير. يمكن أن يصف "ورق النسخ A4" و"ورق المكتب" و"الورق الأبيض 80 جرامًا للمتر المربع" منتجات مماثلة. يمكن لجدول بيانات بسيط أن يساعد في مطابقتها. الهدف ليس إزالة كل خيار. قد تحتاج الفرق إلى عناصر مختلفة لأسباب وجيهة. الهدف هو تحديد المنتجات التي تخدم نفس الغرض دون إضافة قيمة واضحة. ## التحقق من المخزون قبل تقديم الطلب يؤدي نفاذ المخزون إلى خلق ضغط. خزانة مكتظة تربط المال والمساحة. أوصي بإنشاء قائمة جرد أساسية تحتوي على أربعة تفاصيل: | العنصر | الكمية الحالية | متوسط ​​الاستخدام الشهري | نقطة إعادة الطلب | |---|---:|---:|---:| | ورق الطابعة | 12 علبة | 8 علب | 5 علب | | تونر اسود | 4 وحدات | 2 وحدة | 2 وحدة | | دفاتر | 35 وحدة | 10 وحدات | 12 وحدة | يجب أن تعكس نقطة إعادة الطلب الاستخدام العادي ووقت التسليم للمورد. لا يلزم أن تكون مثالية. التقدير المفيد أفضل من الاعتماد على الذاكرة. قم بتعيين شخص واحد أو فريق صغير لتحديث القائمة. عندما يكون الجميع مسؤولين، قد لا يكون لدى أي شخص رؤية واضحة لمستوى المخزون. يمكن للملف المشترك أو النظام الأساسي للشراء أن يجعل التحديثات أسهل، ولكن يمكن لجدول البيانات الذي يتم صيانته جيدًا أن يكون مناسبًا أيضًا لمكتب صغير. ## تقليل الطلبات المتسرعة غالبًا ما تكشف الأوامر المتعجلة عن مشكلة في التخطيط. يكتشف أحد الموظفين أن مسحوق الحبر قد أصبح فارغًا تقريبًا، أو يحتاج الفريق إلى مجلدات لعقد اجتماع، أو يصل موظف جديد بدون المعدات الأساسية. ثم تدفع الشركة مقابل التسليم السريع أو تقبل سعرًا أعلى للمنتج. وأود أن تتبع كل أمر عاجل لمدة شهر واحد. السجل: - العنصر - سبب الطلب العاجل - القسم - المورد - رسوم التسليم - ما إذا كان العنصر متاحًا بالفعل في مكان آخر بالمكتب يمكن أن يُظهر هذا السجل المشكلات المتكررة. إذا قام نفس الفريق بوضع عدة أوامر مستعجلة، فقد تكمن المشكلة في ضعف رؤية المخزون. إذا تسبب نفس المنتج في تأخيرات متكررة، فقد لا يتناسب المورد مع احتياجات الشركة. يمكن لمراجعة شهرية صغيرة أن تمنع ظهور نفس المشكلة. ## الحد من عدد الموردين بعناية يمكن أن يؤدي استخدام العديد من الموردين إلى إنشاء المزيد من العمل الإداري. قد يكون لكل مورد شروط دفع ورسوم توصيل وأسماء منتجات وعمليات خدمة عملاء مختلفة. يمكن لقائمة الموردين الأصغر حجمًا أن تجعل إدارة الشراء أسهل. وقد يؤدي ذلك أيضًا إلى تسهيل مراجعة أنماط الإنفاق. هذا لا يعني أن كل منتج يجب أن يأتي من بائع واحد. قد تتطلب بعض المنتجات موردًا متخصصًا. النهج الأفضل هو تجميع المشتريات في فئات واضحة واختيار الموردين بناءً على: - نطاق المنتج - تغطية التسليم - الحد الأدنى لقيمة الطلب - عملية الإرجاع - دقة الفاتورة - خيارات الدفع - موثوقية الخدمة - التكلفة الإجمالية أفضّل مراجعة أداء الموردين من خلال السجلات بدلاً من الآراء الشخصية. المورد الذي يقدم سعرًا منخفضًا ولكنه يرسل طلبات غير مكتملة قد يخلق المزيد من العمل للمكتب. ## إنشاء مسار موافقة بسيط يجب أن تتحكم عملية الموافقة في الإنفاق غير الضروري دون إبطاء عمليات الشراء الروتينية. قد يتضمن الإعداد العملي ما يلي: - عناصر مكتبية قياسية ضمن مبلغ محدد: معتمدة من قبل قائد القسم - المعدات أو المنتجات غير العادية: تتم مراجعتها بواسطة العمليات أو الشؤون المالية - الطلبات المتكررة: يتم فحصها مقابل المخزون الحالي - الموردين الجدد: تتم مراجعتها قبل الشراء الأول - التعويضات الشخصية: تقتصر على الاستثناءات المعتمدة يجب أن تكون القواعد سهلة الفهم. إذا كانت العملية تتطلب عدة رسائل بريد إلكتروني لعلبة أقلام، فيمكن للموظفين تجنب ذلك وتقديم النفقات لاحقًا. سأقوم أيضًا بإنشاء قائمة منتجات قياسية. يمكن للموظفين اختيار العناصر المعتمدة من القائمة بدلاً من البحث في العديد من مواقع الموردين. وهذا يجعل مقارنة الأسعار وجودة المنتج أسهل. ## مراجعة الفواتير بحثًا عن الأخطاء المخفية يمكن أن تكشف عمليات فحص الفواتير عن التكاليف التي يسهل تفويتها. ابحث عن: - رسوم مكررة - كميات خاطئة - رسوم تسليم غير متوقعة - العناصر المطلوبة ولكن لم يتم استلامها - تغيرات الأسعار دون إشعار - المنتجات التي تمت فوترتها تحت وصف مختلف - تفاصيل الضريبة أو الدفع التي لا تتطابق مع سجلات الشركة. يقارن الفحص الأساسي الثلاثي بين طلب الشراء وسجل التسليم والفاتورة. قد لا تحتاج المكاتب الصغيرة إلى نظام معقد. يمكن لقائمة المراجعة المشتركة أن تقلل من الأخطاء. وجدت إحدى الشركات أنه تمت إضافة العديد من رسوم التسليم نظرًا لتقديم الطلبات في أيام منفصلة. لم تكن المنتجات باهظة الثمن، ولكن ظهرت رسوم التسليم في كثير من الأحيان. قام فريق المشتريات بتغيير جدول الطلب وقام بدمج العناصر المناسبة في عدد أقل من الشحنات. ## قياس العملية ببيانات مفيدة تحتاج مراجعة سلسلة التوريد إلى أكثر من إجمالي شهري واحد. أود أن أتتبع: - إجمالي الإنفاق على مستلزمات المكاتب - متوسط ​​قيمة الطلب - عدد الموردين - عدد الطلبات العاجلة - رسوم التسليم - المشتريات المكررة - المخزون غير المستخدم أو بطيء الحركة - متوسط ​​وقت الموافقة - عدد أخطاء الفاتورة يمكن أن توضح هذه الأرقام ما إذا كان تغيير العملية يساعد. كما أنها توفر للمديرين رؤية أوضح عند تخطيط الميزانيات. لا تقيس كل التفاصيل الممكنة من البداية. يمكن أن يصبح عدد كبير جدًا من التقارير مصدرًا آخر لإهدار الوقت. اختر مجموعة صغيرة من الأرقام التي تتعلق مباشرة بالتكلفة والخدمة وعبء العمل. ## خطة مراجعة عملية سأستخدم هذا التسلسل: 1. اجمع سجلات الشراء والفواتير ومطالبات النفقات الحديثة. 2. قم بتجميع المنتجات المماثلة في فئات واضحة. 3. مقارنة أسعار المنتجات مع تكاليف التسليم والمناولة. 4. قم بإحصاء المخزون الحالي وتقدير متوسط ​​الاستخدام. 5. قم بإدراج الأوامر العاجلة وتحديد الأسباب المتكررة. 6. مراجعة أداء الموردين باستخدام سجلات الشراء. 7. ضع قواعد موافقة بسيطة. 8. إنشاء قائمة المنتجات والمخزون المشتركة. 9. قم بمراجعة النتائج كل شهر وضبط العملية. الهدف ليس جعل شراء المكاتب معقدًا. والغرض منه هو جعل الإنفاق مرئيًا، وتقليل العمل المتكرر، ومساعدة الموظفين في الحصول على الإمدادات التي يحتاجونها دون مشتريات غير ضرورية. تتيح سلسلة التوريد المكتبية السليمة للأشخاص إمكانية الوصول إلى العناصر الأساسية مع إبقاء الطلبات والمخزون والموردين والتكاليف تحت السيطرة. عندما أرى شركة تحاول تقليل النفايات، أبدأ بالسجلات المتاحة بالفعل. غالبًا ما تظهر المشكلة بشكل أكثر وضوحًا مما تفعله الافتراضات.

يمكن أن تنمو تكاليف مستلزمات المكاتب بهدوء. قد لا تبدو بعض خراطيش الطابعة الإضافية، والطلبات السريعة عبر الإنترنت، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة غير المستخدمة، واشتراكات البرامج المكررة خطيرة في حد ذاتها. وعلى مدار عام كامل، يمكنهم الضغط على ميزانية الأعمال الصغيرة. لقد وجدت أن التحكم في التكاليف يعمل بشكل أفضل عندما يحمي الأدوات التي يحتاجها الموظفون. الهدف ليس شراء العنصر الأرخص في كل طلب. الهدف هو تقليل الهدر وتخطيط عمليات الشراء واختيار المنتجات التي تدعم العمل اليومي. ### التحقق من أين تذهب الأموال أبدأ بسجلات الشراء من الأشهر الثلاثة إلى الستة الماضية. أقوم بتجميع كل عنصر في فئات بسيطة: - الورق والأظرف - حبر الطابعة ومسحوق الحبر - الأقلام والمجلدات والدفاتر - مواد الشحن - لوازم غرفة الاستراحة - المعدات المكتبية - البرامج والأدوات الرقمية غالبًا ما تُظهر هذه العملية أنماطًا يسهل تفويتها. قد تنفق شركة واحدة على صناديق الشحن أكثر مما كان متوقعًا. قد يكتشف آخر أن العديد من الفرق تطلب سلعًا مماثلة من موردين مختلفين بأسعار مختلفة. يمكن لجدول البيانات الأساسي تتبع: | العنصر | الكمية المستخدمة | تكلفة الوحدة | المورد | التكلفة الشهرية | |---|---:|---:|---|---:| | ورق نسخ | 20 علبة | 42 دولارًا | المورد أ | 840 دولارًا | | خراطيش الحبر | 8 | 78 دولارًا | المورد ب | 624 دولارًا | | مجلدات الملفات | 15 علبة | 11 دولارًا | المورد أ | 165 دولارًا | الأرقام لا تحتاج إلى أن تكون معقدة. إنهم بحاجة إلى إظهار ما تشتريه الشركة، وعدد مرات شرائها، وما إذا كانت العناصر مستخدمة بالفعل. ### ضع قواعد شراء بسيطة أفضّل دليل شراء قصيرًا على سياسة طويلة لا يقرأها أحد. يمكنه الإجابة على بعض الأسئلة العملية: - ما هي العناصر التي يمكن للموظفين طلبها دون موافقة؟ - ما هي المشتريات التي تحتاج إلى مدير لمراجعتها؟ - أي الموردين يفضلون؟ - ما هي الكمية التي يجب أن تؤدي إلى التحقق من السعر؟ - أين يجب على الموظفين تسجيل عملية الشراء؟ قد يسمح الفريق للموظفين بطلب الأقلام والمجلدات من قائمة مشتركة. قد تحتاج معدات الطابعة وكراسي المكاتب وخطط البرامج إلى موافقة لأنها تكلف أكثر وتؤثر على العديد من الأقسام. تنشئ هذه القواعد عملية مشتركة. كما أنها تقلل أيضًا من الطلبات المكررة التي يقدمها الأشخاص الذين لا يعرفون ما هو موجود بالفعل في المخزن. ### احتفظ بمخزون صغير ومفيد إن غرفة الإمدادات المليئة بالعناصر منخفضة التكلفة ليست دائمًا علامة على التخطيط الجيد. قد تحتوي على منتجات لا يرغب أحد في استخدامها. أحتفظ بكمية صغيرة من المستلزمات عالية الاستخدام في متناول يدي، مثل ورق النسخ والأقلام الأساسية وملصقات الشحن والمجلدات القياسية. أتجنب بناء مخزونات كبيرة ما لم يكن الاستخدام ثابتًا والتخزين متاحًا. يمكن أن يساعد المستوى الأدنى والحد الأقصى: - المستوى الأدنى: النقطة التي يجب تقديم طلب جديد فيها - المستوى الأقصى: الحد الأقصى الذي يجب أن يحتفظ به المكتب في المخزن على سبيل المثال، إذا كان الفريق يستخدم أربعة صناديق من الورق كل شهر ويستغرق التسليم خمسة أيام عمل، فقد يحتفظ بستة إلى ثمانية صناديق متاحة. يعتمد المبلغ المناسب على الاستخدام ومساحة التخزين وأوقات التسليم للمورد. يقلل هذا النهج من عمليات الشراء الطارئة دون تقييد الأموال في المخزون غير المستخدم. ### توحيد العناصر المشتركة عندما يختار كل قسم نوعًا مختلفًا من دفاتر الملاحظات أو الملصقات أو المجلدات، تفقد الشركة القوة الشرائية. قد يضيع الموظفون أيضًا الوقت في مقارنة الاختلافات الصغيرة بين المنتجات. عادةً ما أقوم بإنشاء قائمة قصيرة بالعناصر القياسية: - نوع واحد أو نوعان من الأقلام - حجم ورق قياسي واحد - ألوان المجلدات المشتركة - مجموعة صغيرة من أحجام صناديق الشحن - تنسيق ملصق واحد معتمد. لا يعني التوحيد القياسي أنه يجب على كل موظف استخدام نفس المنتج في كل موقف. قد يكون للمصمم وعامل المستودع والمحاسب احتياجات مختلفة. وهذا يعني أن عمليات الشراء الروتينية تتبع نمطًا واضحًا. قد تحصل الشركة التي تشتري 100 جهاز كمبيوتر محمول مماثل من مورد واحد على سعر وحدة أقل من الشركة التي تشتري عشرة أنماط مختلفة من أجهزة الكمبيوتر المحمولة بكميات صغيرة. ### قارن التكلفة الإجمالية، وليس سعر الوحدة فقط. قد لا يؤدي أدنى سعر مدرج إلى إنتاج أقل تكلفة إجمالية. أقارن: - سعر المنتج - رسوم التسليم - العمر المتوقع - تكرار الاستبدال - شروط الإرجاع - التوافق مع المعدات الموجودة - الوقت المستغرق في إدارة العنصر قد تؤدي خرطوشة الطابعة منخفضة التكلفة إلى انخفاض جودة الطباعة أو تتطلب استبدالًا متكررًا. قد تنتج الخرطوشة ذات السعر الأعلى قليلاً عددًا أكبر من الصفحات وتقلل من مكالمات الخدمة. تنطبق نفس الفكرة على كراسي المكتب وطابعات الملصقات ومعدات التخزين. يمكن للمنتج الذي يستمر لفترة أطول أن يقلل من عمليات الشراء المتكررة، حتى عندما يكون سعره المبدئي أعلى. أنا أيضا التحقق من التوافق قبل الطلب. العنصر الرخيص الذي لا يعمل مع المعدات الحالية يصبح خطأ باهظ الثمن. ### تقليل الطباعة دون عرقلة العمل غالبًا ما تكون الطباعة مزيجًا من الورق والحبر والصيانة ووقت الموظفين. أبحث عن تغييرات سهلة لا تؤثر على السجلات المهمة. تتضمن الخطوات المفيدة ما يلي: - تعيين الطباعة على الوجهين كإعداد افتراضي - استخدام وضع المسودة للمستندات الداخلية - طباعة الصفحات التي يحتاجها الموظفون فقط - مراجعة المستندات على الشاشة قبل الطباعة - تخزين الملفات الروتينية في نظام رقمي مشترك - استخدام نظام تسمية واضح للسجلات الرقمية قام مكتب محاسبة صغير في مانشستر، على سبيل المثال، بتقليل استخدام الورق بعد أن بدأ الموظفون في حفظ ملاحظات الاجتماع الداخلي في مجلد مشترك وطباعة النماذج الموقعة فقط. لا يزال الفريق يطبع مستندات وسجلات العملاء التي تحتاج إلى نسخ مادية. ركز التغيير على الطباعة غير الضرورية بدلاً من إزالة الأعمال الورقية المفيدة. ### مراجعة استخدام مسحوق الحبر والطابعة يمكن أن ترتفع تكاليف الطابعة عندما تنتشر عدة طابعات صغيرة في جميع أنحاء المكتب. قد يحتاج كل جهاز إلى مسحوق الحبر والصيانة وقطع الغيار الخاصة به. أقوم بمراجعة: - كم عدد الطابعات التي يستخدمها المكتب - ما هي الأجهزة التي تطبع أكبر عدد من الصفحات - ما إذا كان الموظفون يستخدمون إعدادات الطباعة الصحيحة - ما إذا كانت تكلفة صيانة الطابعات القديمة أكثر - ما إذا كان الجهاز المشترك يناسب الفريق. هذا لا يعني أن طابعة واحدة يجب أن تخدم كل قسم. المسافة والخصوصية وعبء العمل مهمة. يعتمد الإعداد الصحيح على تخطيط المكتب ونوع المستندات التي تتم طباعتها. أقوم أيضًا بتتبع طلبات مسحوق الحبر حسب طراز الطابعة. يمكن أن تشير الزيادة المفاجئة إلى تغيير في الاستخدام، أو وجود خلل في الجهاز، أو تقديم طلبات قبل أن تصبح الخرطوشة الحالية فارغة. ### استخدم محادثات الموردين بشكل صحيح قد يقدم المورد أسعارًا أفضل عندما تقدم الشركة معلومات واضحة حول احتياجاتها العادية. أقوم بإعداد قائمة بالعناصر الشائعة والاستخدام الشهري المقدر وتوقعات التسليم وشروط الدفع قبل طلب عرض الأسعار. تتضمن الأسئلة المفيدة ما يلي: - هل يشمل التوصيل؟ - هل يتغير السعر حسب كمية الطلب؟ - هل هناك أسعار مختلفة للطلبات المتكررة؟ - ماذا يحدث عندما يكون أحد العناصر غير متوفر في المخزون؟ - هل يمكن إرجاع العناصر غير المستخدمة؟ - هل من السهل الحصول على قطع الغيار؟ أتجنب الموافقة على كميات كبيرة فقط للحصول على سعر أقل. لا يكون الخصم مفيدًا عندما يظل السهم غير مستخدم أو تنتهي صلاحيته. ### انتبه لتكاليف توريد مكتب نفايات الاشتراكات التي يمكن أن تشمل المنتجات الرقمية. قد تدفع الفرق مقابل تخزين الملفات أو أدوات التصميم أو منصات الاجتماعات أو خدمات المستندات التي لم تعد مستخدمة. أقوم بمراجعة الاشتراكات كل بضعة أشهر وأسجل: - مالك الحساب - عدد المستخدمين - التكلفة الشهرية أو السنوية - تاريخ آخر تسجيل دخول - تاريخ التجديد - الغرض التجاري قد تجد شركة صغيرة أن ثلاثة فرق تدفع مقابل أدوات منفصلة تؤدي مهام مماثلة. يمكن أن يؤدي الانتقال إلى خدمة واحدة مناسبة إلى تقليل التكلفة وتسهيل إدارة الحساب. يجب أن يعتمد الاختيار على الأمان واحتياجات الوصول والدعم والاستخدام الفعلي. ### امنح الموظفين طريقة لمشاركة الملاحظات غالبًا ما يعرف الموظفون المستلزمات التي تسبب المشاكل. ربما لاحظوا أن الأقلام تجف بسرعة، أو المجلدات التي تتمزق، أو الملصقات التي لا تلتصق بصناديق الشحن. أسأل ثلاثة أسئلة بسيطة: 1. ما هو العرض الذي يبطئ عملك؟ 2. ما هو العنصر الذي يتم إهداره في أغلب الأحيان؟ 3. ما هو المنتج الذي ستستبدله؟ تساعد هذه التعليقات على تجنب المدخرات الزائفة. قد تؤدي إزالة أحد الإمدادات المفيدة إلى قضاء الموظفين وقتًا أطول في البحث أو إعادة الطلب أو إصلاح المشكلات التي يمكن تجنبها. ### مراجعة الخطة بانتظام أقوم بمراجعة الإنفاق على العرض مرة واحدة في الشهر وإجراء فحص أعمق كل بضعة أشهر. أقوم بمقارنة الاستخدام المخطط له مع الاستخدام الفعلي وأبحث عن التغييرات في التوظيف والمشاريع وحجم المكاتب وطلب العملاء. وتتساءل مراجعة مفيدة: - هل انخفض الإنفاق بسبب سقوط الإسراف؟ - هل حصل الموظفون على الإمدادات التي يحتاجونها؟ - هل تم تخفيض أوامر الطوارئ؟ - هل ظلت جودة المنتج مقبولة؟ - هل توجد أي أشياء غير مستخدمة؟ - هل قام المورد بتغيير أسعاره أو شروط التسليم؟ أفضل خطة ادخار عملية بما يكفي ليتبعها الناس. إنه يحمي جودة العمل، ويحافظ على توفر العناصر الضرورية، ويزيل النفايات التي لا تساعد العمل. يمكن أن يؤدي التتبع الدقيق والشراء القياسي والمراجعة المنتظمة إلى خفض تكاليف الإمدادات المكتبية دون إجبار الموظفين على العمل باستخدام أدوات سيئة.

يمكن أن تستنزف اللوازم المكتبية الميزانية بطرق يسهل تفويتها. قد لا تبدو بعض خراطيش الطابعة الإضافية والمشتريات المكررة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة غير المستخدمة والطلبات السريعة خطيرة في حد ذاتها. وعلى مدار شهر، يمكنهم إنشاء فجوة كبيرة بين الإنفاق المخطط والإنفاق الفعلي. لقد رأيت هذا النمط في المكاتب الصغيرة: شخص واحد يطلب الورق، وآخر يشتري نفس الورق من مورد مختلف، ولا أحد يتحقق من خزانة التخزين قبل تقديم الطلب. المشكلة ليست دائمًا سعر منتج واحد. إنه عدم وجود نظام شراء بسيط. إليكم كيف يمكنني تقليل هدر الإمدادات المكتبية دون جعل العمل اليومي أكثر صعوبة. 1. تحقق مما لدى المكتب بالفعل سأبدأ بمراجعة قصيرة للمخزون. قم بالتجول في كل منطقة تخزين وسجل: - اسم المنتج - الكمية المتوفرة - متوسط ​​الاستخدام الشهري - موقع التخزين - المورد المفضل - سعر الشراء غالبًا ما تكشف هذه المراجعة عن الإمدادات المنسية. قد تحتوي الخزانة على عدة صناديق من الأقلام غير المفتوحة بينما يستمر الموظفون في إضافة الأقلام إلى الطلبات الجديدة. جدول بيانات بسيط يكفي لفريق صغير. قد تفضل المكاتب الأكبر حجمًا برامج الجرد، ولكن الأداة أقل أهمية من الحفاظ على المعلومات محدثة. 2. افصل الإمدادات العادية عن الطلبات الخاصة لا تحتاج كل قطعة إلى نفس عملية الشراء. قد تشمل الإمدادات العادية ما يلي: - ورق الطابعة - الأقلام - المغلفات - المجلدات - الملصقات - الكباسات والدبابيس قد تشمل الطلبات الخاصة دفاتر ملاحظات ذات علامات تجارية أو مواد عرض تقديمي أو معدات لمشروع لمرة واحدة. سأضع قائمة قياسية للإمدادات العادية. يمكن للموظفين الاختيار من تلك القائمة بدلاً من طلب إصدارات مختلفة من نفس المنتج. وهذا يجعل مقارنة الأسعار أسهل ويقلل المخزون غير المستخدم. يمكن للطلبات الخاصة استخدام نموذج موافقة بسيط. النموذج لا يحتاج إلى أن يكون معقدا. يمكنه أن يسأل من يحتاج إلى العنصر، ولماذا هو مطلوب، وكم عدد الوحدات المطلوبة، وما هي الميزانية التي ستغطي عملية الشراء. 3. تتبع الاستخدام بدلاً من التخمين العديد من المكاتب تطلب بناءً على العادة. يتذكر شخص ما أن الورق كان منخفضًا الشهر الماضي ويقدم طلبًا كبيرًا آخر دون التحقق من الطلب الحالي. الطريقة الأفضل هي تسجيل الاستخدام الشهري للإمدادات المشتركة. وبعد ثلاثة أشهر، أستطيع أن أرى نمطًا أكثر وضوحًا. على سبيل المثال، قد يستخدم مكتب يضم 20 شخصًا ستة صناديق من ورق الطابعة كل شهر. إذا كان المكتب يشتري بانتظام اثني عشر صندوقًا، فسوف تنمو مساحة التخزين بينما يظل النقد مقيَّدًا في المخزون. تساعد بيانات الاستخدام أيضًا في تحديد التغييرات غير العادية. قد تأتي الزيادة المفاجئة في الطباعة من مشروع جديد، أو إعداد الطابعة، أو المستندات المكررة غير الضرورية. يمكن أن يشير سجل الشراء إلى مشكلة عملية أوسع. 4. تعيين حدود المخزون يجب أن يكون لكل عنصر مشترك حد أدنى وحد أقصى. يظهر الحد الأدنى للمستوى عندما يحين وقت إعادة الطلب. يمنع الحد الأقصى الأشخاص من شراء أكثر مما يمكن للمكتب استخدامه بشكل معقول. على سبيل المثال: - ورق الطابعة: إعادة الطلب على صندوقين، ستة صناديق كحد أقصى - الأقلام السوداء: إعادة الطلب على صندوق واحد، ثلاثة صناديق كحد أقصى - الأظرف: إعادة الطلب على عبوتين، بحد أقصى خمس عبوات يجب أن تتوافق هذه الأرقام مع الاستخدام الفعلي ومساحة التخزين. لا يحتاجون إلى البقاء على حالهم إلى الأبد. قد يتطلب الموسم المزدحم أو التغيير في حجم الفريق إجراء تعديل. 5. استخدم طريق شراء واضحًا عندما يشتري كل موظف الإمدادات بشكل منفصل، يصبح التحكم في الأسعار أمرًا صعبًا. قد تصل الطلبات أيضًا من عدة موردين برسوم توصيل مختلفة. سأقوم بتعيين شخص واحد أو فريق صغير لإدارة المشتريات الروتينية. يمكن للموظفين تقديم الطلبات من خلال نموذج مشترك أو نظام الشركة. يمكن للشخص الذي يتعامل مع الطلبات تجميع الطلبات المماثلة ومقارنة أسعار الموردين. يمنح هذا النهج الشركة رؤية أفضل لإجمالي الإنفاق. كما أنه يقلل من الطلبات المكررة ويجعل التحقق من الفاتورة أسهل. يجب ألا يمنع طريق الشراء المشترك العمل العاجل. إذا كان شخص ما يحتاج إلى عنصر أساسي لاجتماع مع العميل، فيجب أن توفر العملية طريقة عملية لطلبه دون التسبب في تأخير غير ضروري. 6. قارن التكلفة الكاملة إن أرخص سعر للوحدة ليس دائمًا أقل تكلفة إجمالية. سأقارن: - سعر المنتج - رسوم التسليم - الحد الأدنى لمبلغ الطلب - شروط الإرجاع - جودة المنتج - الوقت الذي يقضيه الموظفون في إدارة الطلب - مساحة التخزين المطلوبة قد يكلف القلم منخفض التكلفة الذي يتسرب أو ينكسر بسرعة أكثر بعد الاستبدال المتكرر. قد يكون لطلب الورق الأكبر سعر وحدة أقل ولكنه يخلق مشاكل في التخزين ويقيد الأموال. جودة المورد مهمة أيضًا. إذا كانت عمليات التسليم تصل في كثير من الأحيان متأخرة أو غير مكتملة، فقد يقوم الموظفون بتقديم أوامر احتياطية من مصدر آخر. وهذا يمكن أن يمحو المدخرات المتوقعة. 7. مراجعة استخدام الطابعة والورق تشمل تكاليف الطباعة ما هو أكثر من الورق والحبر. وقد تشمل أيضًا الصيانة والكهرباء ووقت الموظفين. سأتحقق مما إذا كانت الطابعات تستخدم الطباعة على الوجهين كإعداد قياسي. يمكن للمستندات الداخلية غالبًا استخدام وضع طباعة أخف، بينما يمكن للمواد التي يواجهها العميل اتباع إعداد جودة منفصل. كما أنه يساعد على مراجعة الوصول إلى الطابعة وتخزين الخرطوشة. لا ينبغي استبدال الخرطوشة إلا بسبب ظهور تحذير إذا كانت الطابعة لا تزال قادرة على إنتاج صفحات قابلة للاستخدام. يجب على الموظفين اتباع إرشادات الشركة المصنعة وسياسة معدات الشركة. بالنسبة للمستندات الحساسة، يمكن أن تؤدي الطباعة الآمنة إلى تقليل الصفحات المهجورة في الطابعات المشتركة. وهذا يحمي المعلومات مع الحد من عمليات إعادة الطبع غير الضرورية. ** 8. امنح الموظفين دليل شراء قصيرًا** من المرجح أن يتبع الأشخاص العملية عندما تكون التعليمات سهلة الفهم. يمكن أن يشرح الدليل المكون من صفحة واحدة ما يلي: - ما هي المستلزمات القياسية - مكان تخزين المخزون - كيفية تقديم طلب - من يوافق على العناصر الخاصة - عند فحص المخزون - من هو المورد الذي يجب استخدامه وأود أيضًا أن أشرح سبب وجود النظام. قد يقاوم الموظفون أي عملية جديدة إذا اعتقدوا أنها تضيف أوراقًا فقط. وعندما يفهمون أن الهدف هو الحفاظ على الإمدادات اللازمة متاحة وتقليل النفايات، يصبح التعاون أسهل. 9. قم بمراجعة الأرقام كل شهر لا يلزم أن تستغرق المراجعة الشهرية وقتًا طويلاً. سأقارن الإنفاق المخطط مع الإنفاق الفعلي وأتحقق من: - إجمالي تكلفة مستلزمات المكتب - التكلفة لكل موظف - العناصر التي يتم شراؤها في أغلب الأحيان - المخزون غير المستخدم أو منتهية الصلاحية - المشتريات الطارئة - مشكلات تسليم الموردين قد يجد مكتب صغير أن المشكلة الأكبر ليست الورق. قد تكون قرطاسية مكررة متعلقة بالبرمجيات، أو مواد ذات علامة تجارية، أو طلبات متكررة منخفضة القيمة مع رسوم التوصيل. والسؤال المفيد ليس فقط "كم أنفقنا؟" وهو أيضًا "لماذا أنفقناه؟" يأتي التوفير في مستلزمات المكاتب من عادات أفضل، وليس من شراء المنتج الأقل سعرًا في كل فرصة. إن المخزون الواضح والاستخدام المُقاس وخطوات الموافقة البسيطة والمراجعات المنتظمة يمكن أن تحمي الميزانية دون جعل العمل أقل ملاءمة. سأبدأ بخزانة تخزين واحدة والإمدادات الخمسة المستخدمة في أغلب الأحيان. التحسينات الصغيرة هناك يمكن أن تظهر أين تكمن المشاكل الأكبر. وبمجرد نجاح العملية، يمكن تطبيقها على بقية المكتب.

يمكن أن تبدو إدارة اللوازم المكتبية بسيطة حتى تبدأ المشكلات الصغيرة في التراكم. نفاد الورق من الطابعة أثناء اجتماع العميل. يطلب شخص ما المزيد من الأقلام بينما توجد ثلاثة صناديق غير مفتوحة في خزانة تخزين. يقضي أحد أعضاء الفريق جزءًا من الصباح في البحث عن ملصقات الشحن أو المجلدات أو علامات غرفة الاجتماعات. لقد رأيت أن هذه المشكلات تؤثر على المكاتب الصغيرة والفرق المتنامية. ونادرا ما تكمن المشكلة في نقص الإمدادات. عادةً ما يكون ذلك بسبب الافتقار إلى الرؤية والملكية الواضحة وعملية إعادة التخزين البسيطة. يمكن للنظام العملي أن يجعل إدارة مستلزمات المكاتب أسهل دون الحاجة إلى إضافة عمل إضافي. ### ابدأ بقائمة مستلزمات واضحة أبدأ بإنشاء قائمة مشتركة واحدة بالعناصر التي يستخدمها المكتب بانتظام. قد تتضمن القائمة ما يلي: - ورق الطابعة - الأقلام وأقلام الرصاص - دفاتر الملاحظات - المغلفات - المجلدات - الملاحظات اللاصقة - حبر الطابعة - ملصقات الشحن - منتجات التنظيف - القهوة والشاي وأدوات المطبخ يجب أن يكون لكل عنصر اسم واضح وموقع تخزين ومورد وكمية الشراء المعتادة. إذا كان المكتب يستخدم أحجامًا أو علامات تجارية مختلفة، فأنا أقوم بتسجيل هذه التفاصيل أيضًا. وهذا يمنع الطلبات المكررة ويساعد الموظفين الجدد في العثور على ما يحتاجون إليه. ### تقسيم العناصر حسب الاستخدام لا يحتاج كل عنصر إلى نفس مستوى التتبع. أقوم عادةً بتوزيع اللوازم في ثلاث مجموعات: عناصر الاستخدام اليومي قد تحتاج الأقلام وورق الطابعة والملاحظات اللاصقة والدفاتر إلى فحوصات منتظمة. عناصر الاستخدام العرضي يمكن مراجعة المجلدات والأظرف وملصقات الشحن ومواد العرض التقديمي بشكل أقل. العناصر ذات الاستخدام الخاص قد تتطلب ملحقات المعدات أو المواد ذات العلامات التجارية أو خراطيش الطابعة المحددة الموافقة قبل الشراء. هذا النهج يحافظ على تركيز العملية. لا أحتاج إلى حساب كل مشبك ورق كل يوم. ### تعيين الحد الأدنى لمستوى المخزون يُظهر الحد الأدنى لمستوى المخزون متى يلزم إعادة طلب أحد العناصر. على سبيل المثال، قد يقرر أحد المكاتب الاحتفاظ بما يلي: - صندوقين من ورق الطابعة غير مفتوحين - ثلاث علب من الأقلام - خرطوشة طابعة احتياطية - علبتان من ملصقات الشحن - صندوق واحد من الأظرف - تعتمد الكمية المناسبة على حجم الفريق ووقت التسليم والاستخدام العادي. قد يحتاج المكتب الذي يضم عشرة أشخاص إلى مستوى مختلف عن المكتب الذي يضم خمسين شخصًا. وأتحقق أيضًا من مدى سرعة تسليم كل مورد. يحتاج المنتج الذي يستغرق تسليمه سبعة أيام إلى تخطيط أكثر من المنتج الذي يصل خلال يومين. ### منح شخص واحد مسؤولية واضحة لا يزال النظام المشترك بحاجة إلى مالك. لا يتعين على هذا الشخص تقديم كل طلب بمفرده. يمكن أن يكون دورهم هو مراجعة المخزون، وجمع الطلبات، والتحقق من قائمة التوريد، والتأكد من مطابقة الطلبات لميزانية المكتب. وبدون مالك واضح، قد يفترض الأشخاص أن شخصًا آخر يتولى المهمة. تصبح الإمدادات مشكلة بعد ذلك فقط عندما تكون على وشك النفاد. بالنسبة للفرق الكبيرة، أفضل عملية طلب بسيطة. يقوم الموظفون بإضافة العنصر المطلوب إلى نموذج أو مستند مشترك. يقوم منسق التوريد بمراجعة الطلبات وفقًا لجدول زمني محدد. ### اجعل التخزين سهل الفهم التخزين الجيد يقلل من الوقت الضائع. أقوم بتسمية الرفوف واستخدام نفس الموقع لكل عنصر. تبقى الإمدادات المستخدمة بشكل متكرر في متناول اليد. يتم وضع المخزون الإضافي على أرفف أعلى أو في خزانة منفصلة. أقوم أيضًا بوضع المخزون الأحدث خلف المخزون الأقدم. يساعد هذا الفريق على استخدام العناصر القديمة قبل فتح الحزم الجديدة. يمكن للمكتب الصغير استخدام جداول البيانات وملصقات الرف. قد يفضل المكتب الأكبر برامج المخزون مع إمكانية وصول المستخدم وسجلات الطلبات وتنبيهات انخفاض المخزون. يجب أن تتطابق الأداة مع حجم العملية. يمكن لنظام معقد أن يخلق المزيد من العمل عندما يكون النظام البسيط كافياً. ### تتبع التكلفة حسب الفئة، يصبح الإنفاق على مستلزمات المكتب أسهل في المراجعة عند تجميع المشتريات. تشمل الفئات المفيدة ما يلي: - مستلزمات الطباعة - مستلزمات المكتب - مواد الشحن - مستلزمات المطبخ - مستلزمات التنظيف - مواد المشروع الخاصة ألقي نظرة على النمط الشهري بدلاً من الحكم على عملية شراء واحدة. قد يدعم الطلب الكبير مشروعًا مزدحمًا ولا يشير إلى الهدر. قد تكشف سلسلة من الطلبات الصغيرة غير المخطط لها أن المكتب يفتقر إلى روتين إعادة التخزين الأساسي. تساعد طريقة العرض هذه المديرين على اتخاذ خيارات شراء أفضل دون الاستغناء عن العناصر التي يحتاجها الموظفون للقيام بعملهم. ### تعلم من مشكلة مكتبية شائعة كان استوديو التصميم المكون من اثني عشر شخصًا يحتفظ بمستلزمات المكتب في ثلاث خزائن مختلفة. قام أعضاء الفريق بشراء العناصر كلما لاحظوا نقصًا. كان لدى الشركة مخزون كاف، لكن الموظفين لم يتمكنوا من رؤية ما هو متاح. قام الاستوديو بنقل جميع المستلزمات المشتركة إلى منطقة تخزين واحدة، وإضافة ملصقات الرف، وإنشاء قائمة مشتركة مع الحد الأدنى من مستويات المخزون. قام أحد الموظفين بمراجعة القائمة كل يوم جمعة. بعد هذا التغيير، أمضى الفريق وقتًا أقل في البحث عن الإمدادات، وأصبح من السهل اكتشاف المشتريات المكررة. ولم يأت التحسن من شراء المزيد من المنتجات. لقد جاء ذلك من خلال تسهيل متابعة العملية الحالية. ### قم بمراجعة النظام كل شهر. يحتاج المكتب إلى التغيير مع نمو الفرق وبدء المشاريع وتغير أنماط العمل. أراجع قائمة الإمدادات مرة في الشهر وأسأل: - ما هي العناصر التي نفدت؟ - ما هي العناصر التي تم طلبها أكثر من مرة؟ - ما هي المنتجات التي ظلت غير مستخدمة؟ - هل تسبب أي مورد في التأخير؟ - هل لا تزال مستويات الحد الأدنى للمخزون مناسبة؟ - هل يمكن تحسين أي موقع تخزين؟ هذه الأسئلة تجعل النظام مفيدًا دون تحويل إدارة التوريد إلى مهمة إدارية كبيرة. تعتمد عملية التوريد المكتبية الأكثر ذكاءً على الرؤية والعادات البسيطة. احتفظ بقائمة واحدة دقيقة، وحدد مستويات المخزون العملية، وحدد المسؤولية، وحدد مناطق تخزين الملصقات، وراجع الإنفاق حسب الفئة. عندما يتمكن الموظفون من العثور على ما يحتاجون إليه ويتمكن المديرون من رؤية ما يستخدمه المكتب، تصبح إدارة الإمدادات نظام دعم هادئًا بدلاً من أن تكون مصدرًا متكررًا للتعطيل. نرحب باستفساراتكم: sales1@xintai.biz/WhatsApp +8617317361212.

معهد إدارة التوريدات - مارس 2024 - مراقبة تكاليف سلسلة التوريد المكتبية وكفاءة المشتريات معهد تشارترد للمشتريات والتوريدات - يونيو 2023 - الإدارة العملية للموردين للشركات الصغيرة جمعية إدارة المكاتب - سبتمبر 2022 - تخطيط المخزون وإدارة مستوى المخزون في مجموعة أبحاث العمليات التجارية في مكان العمل - يناير 2024 - تقليل الهدر الإداري من خلال مجلس كفاءة الشراء الموحد في مكان العمل - أغسطس 2023 - المكتب الإداري اللوازم وعمليات الموافقة وتكاليف التشغيل مركز موارد الأعمال الصغيرة - نوفمبر 2022 - دليل عملي لشراء المكاتب ومراقبة النفقات